SI de Recursos Humanos

De Departamento de Informatica
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Autor

  • Michell Geraldine Concha Gaete - San Joaquín

Los Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS, denominados así por su sigla en inglés) buscan unir las actividades asociadas con la gestión de recursos humanos y las tecnologías de información en una base de datos común mediante el uso de un software de planificación de recursos empresariales (ERP). La meta de los HRIS es aunar en un solo sistema las diferentes partes de recursos humanos, incluyendo nóminas de sueldos, productividad laboral y administración de beneficios.

Contenido

Sistema de Información de Recursos Humanos

Un sistema de información de recursos humanos es un software para pequeños y medianos negocios que ayuda a automatizar y gestionar sus recursos humanos, nóminas de sueldos, actividades de gestión y contabilidad, entre otros.

Generalmente, este sistema debiese proporcionar la capacidad de planificar de forma efectiva, controlar y gestionar costos de recursos humanos; lograr mejorar la eficiencia y calidad en la toma de decisiones de recursos humanos y la productividad de los empleados y la gerencia.

Muchos HRIS poseen un diseño flexible con bases de datos integradas, una gama completa de características y potentes funciones informativas y capacidades de análisis necesarias para el manejo del personal.

También facilitan el proceso de comunicación y ahorran papel, ya que proporcionan un acceso simple a las políticas de la compañía, anuncios y enlaces externos; automatiza actividades tales como peticiones de vacaciones y días libres solicitadas por empleados y descuentos de impuestos, reduciendo así el papeleo y agilizando aprobaciones (de bonos, aumento de salarios, vacaciones, etc).

¿Qué debería entregar un buen HRIS?

Generalmente, el mejor sistema de información de recursos humanos debiese proporcionar:

  • Administración de toda la información de los trabajadores: Datos básicos tales como nombres, títulos, direcciones y salarios; historial de evaluaciones de desempeño y de cargos, estructura interna (quién reporta a quién), y otra información crítica de los empleados.
  • Documentos relacionados a la compañía: tales como el reglamento interno y los protocolos de evacuaciones de emergencia.
  • Administración de Beneficios: incluye enrolamiento y actualización de la información personal.
  • Integración completa con las nóminas de sueldos y otros softwares de la compañía: al estar conectados, se asegura un pago correcto de salarios.
  • Proceso de selección de personal: al contratar a un nuevo trabajador, el sistema es capaz de transferir toda la información del postulante a la sección de empleados solo con presionar un botón. Esta acción ahorra mucho tiempo y asegura exactitud.
  • Ejecución de planes de desarrollo: la alta dirección puede ejecutar informes para ver dónde está la gente y qué planean sus jefes para su futuro.
  • Acciones disciplinarias: se guarda información sobre quiénes han sido suspendidos, bajados de cargo u otra acción negativa. Ésta información es útil cuando otra compañía pide referencias sobre un antiguo trabajador de la empresa.
  • Capacitaciones: aunque no parezca importante, mantener un registro de las capacitaciones realizadas puede ser útil cuando son requeridas licencias y/o certificados.

Ventajas y Desventajas

Ventajas

  • Un solo paso: para muchas tareas relacionadas con los empleados se introduce solo una vez la información, y del mismo modo, solo se debe actualizar en un solo sitio cuando ésta cambia.
  • Integración de los datos: diferentes partes del sistema pueden compartir información, permitiendo reportes mas completos y significativos y capacidad para realizar análisis.
  • Precisión: se mejora la precisión asumiendo que los datos son introducidos y utilizados correctamente.
  • Autoservicio: se puede ahorrar mucho tiempo para recursos humanos, ya que los mismos empleados pueden entrar al sistema para actualizar sus datos y los gerentes y supervisores pueden ingresar o solicitar datos sin molestar a RRHH.
  • Recordatorios automáticos: el sistema puede agendar eventos, notificándolos automáticamente.
  • Organización de documentos: el sistema puede guardar y organizar fácilmente materiales tales como el reglamento interno, procedimientos y reglas de seguridad en un solo lugar.
  • Administración de beneficios: esto puede incluir enrolamientos, avisos, cambios y reportes.
  • Gestión de reclutamiento: esto puede incluir el proceso de selección.

Desventajas

  • Seguridad: los sistemas deben estar diseñados para prevenir accesos no autorizados a datos confidenciales, además de evitar su publicación involuntaria.
  • Costos: especialmente para pequeñas empresas, los costos de adquisición y mantención del sistema de información pueden ser un problema.
  • Personal: con largas instalaciones, es probable que se deba contratar a un especialista para manejar el sistema.

Enlaces Externos

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