GDSS

De Departamento de Informatica
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Group Decision Support Systems (o en sus siglas GDSS). Es un sistema de soporte a decisiones en grupo basado en computadoras, este busca apoyar a grupos de trabajo que tienen una tarea (u objetivo) en común. Los GDSS sirven como interfaz con un entorno compartido donde la toma de decisiones sea de manera eficaz y consensuada. El principio base de esta tecnología de la información se fundamenta en que si se mejoran las comunicaciones entonces se pueden mejorar las decisiones.

Contenido

Contexto Organizacional

Muchas de las decisiones en una organización requieren la colaboración y la participación de varios individuos. Por ejemplo, se puede considerar a una empresa de fabricación de productos para el hogar, tales como hervidores, refrigeradores, lavadoras, etc. La compañía esta cediendo cuota de mercado a la competencia. La empresa tiene que decidir si mantener a la venta su gama actual de productos, centrarse sólo en sus productos de mayor venta, o de lo contrario, añadir nuevos tipos de productos.

Esta decisión requiere la colaboración de diferentes profesionales dentro de la organización, tales como los representantes de los departamentos de marketing, ingeniería, fabricación, etc. Digamos que el presidente de la compañía ha creado un grupo de trabajo para elaborar una recomendación. ¿Cómo trabajará este grupo para poder llegar juntos a la mejor decisión?

Existen diversas maneras para que los miembros del grupo de colaboración puedan tener reuniones, buscando compartir información y discutir las decisiones que se deben tomar. Si la reunión cara a cara no es práctica ni eficaz, pueden utilizar una tecnología, como la videoconferencia, además, pueden comunicarse entre sí por E-mail con el fin de compartir ideas y proporcionar actualizaciones en sus planes.

Si bien estos enfoques pueden ser productivos, muchas decisiones en la actualidad son muy complejas y requieren una gran cantidad de diferentes consideraciones. Tener acceso a la misma información puede contribuir a una mejor toma de decisiones. Sin embargo, esto puede convertirse rápidamente en un problema, y no todos los participantes pueden tener el tiempo, la habilidad o interés para analizar toda esta información. Imagine tener que leer cientos de páginas de un documento que acaba de prepararse para una reunión.

Una estrategia para no enredarse por la complejidad y la sobrecarga de información, es el uso de tecnologías de información para la toma de decisiones en grupo. Una Group Decision Support System, o GDSS, es una solución efectiva para la situación planteada. En la actualidad, existen numerosos sistemas que incluyen sus características mediante un software interactivo que permite la toma de decisiones por un grupo de participantes. El objetivo de un GDSS es mejorar la productividad de este grupo para llegar a una decisión eficaz en conjunto.

Interacción con componentes de un Sistema de Información

En organizaciones que adoptan una tecnología de información, se puede establecer el respectivo rol que cumple cada componente de un sistema de información de manera que se pueda clarificar y analizar el real impacto, generando valor.

Personas

Este segmento es quizás el más beneficiado dentro de los roles descritos. Esta tecnología busca una interacción lo más efectiva posible, facilitando la toma de decisiones por parte del usuario. Por su parte, las personas necesitan conocer los verdaderos beneficios que permite este sistema, necesitando capacitaciones en algunos casos, con esto se asegura un correcto funcionamiento y el respectivo éxito durante la toma de decisiones. La jerarquía o al menos una estructura detallada, permite generar el respectivo orden a la hora de consensuar, es por aquello que se pueden identificar las siguientes categorías independiente del tipo de GDSS utilizada.

  • Lider o Facilitador

Este personaje es quien da instrucciones y dirige el funcionamiento del grupo. También puede ser el responsable de lograr ciertos objetivos durante las sesiones de trabajo, como plantear y preparar las reuniones con anticipación. Usualmente, es quien redacta o enuncia el veredicto final impuesto por el consenso del grupo de trabajo. Esta tecnología necesita de este personaje empatía y objetividad, asegurando de esta forma una visión general del grupo de trabajo.

  • Solicitante

Esta persona es quien solicita la reunión. Su respectivo rol es esencial para definir los objetivos de las reuniones de trabajo y seleccionar las actividades que se ejecutarán durante la sesión de toma de decisiones. El sistema necesita que esta persona conozca detalladamente tiempos y estrategias de eficacia para asegurar aprovechar el máximo tiempo posible, sería ideal que estudie un curso de estructuras discretas, específicamente análisis de rutas críticas, esta herramienta le podría ser fundamental para conseguir el éxito.

  • Participantes

Son todas las personas que forman parte del equipo de trabajo. Su rol principal es recolectar y proveer información a la junta, para apoyar el cumplimiento del objetivo planeado para el grupo. El sistema necesita de un serio compromiso en la información entregada, así como un buen análisis de pros y contras por cada posible solución planteada, con esto se gana objetividad a la hora de la toma de decisiones.

Procesos

Como se ha indicado, el análisis de tiempos y optimización de rutas críticas provocan que los procesos de esta tecnología tengan una importante consideración. No es difícil identificar que una reunión es el proceso principal para este sistema, pero la diversidad se encuentra en la manera en que se pueden generar dichas reuniones aprovechando una de las principales finalidades que busca optimizar un GDSS.

  • Recintos de decisiones

Este ambiente está pensado para un grupo pequeño de personas que se reúnen cara a cara. El facilitador es una persona cuya área principal consiste en mantener enfocada la discusión, es algo así como un moderador en un debate formal.

  • Red de decisiones

En este caso los miembros pueden interactuar a través de un área local o LAN. Un miembro introduce comentarios en un área terminal con teclado y varios comentarios de los otros miembros en la pantalla.

  • Sesión Legislativa

Cuando la participación es demasiado grande para un recinto de decisiones, se requiere una sesión legislativa. El tamaño impone ciertas restricciones sobre la comunicación, algo así como los sistemas de voto electrónico para elecciones parlamentarias.

  • Conferencia mediada por computadora

Hoy en día varias aplicaciones de oficina virtual permiten las comunicaciones entre grupos grandes con miembros geográficamente dispersos. Ejemplo de estos pueden ser teleconferencias, Google hangouts, Skype, o cualquier otro método de streaming instaurado.

Datos

Dentro de una GDSS, los datos cumplen un rol objetivo y sirven como base para generar información clara ante estudios de mercado. Si estos estudios se incluyen un análisis de Porter mostrando el nivel de la organización con respecto de la competencia, se obtiene una visión trasversal y que elimina de los participantes falsos estereotipos dentro de su misma organización. Existen diversos sistemas para el análisis de datos, estos pueden marcar la diferencia a la hora del planteamiento de las posibles soluciones.

  • Base de datos

Este modelo entrega los datos en forma estructurada dependiendo del modelo del autor. Lo importante es que genere información detallada y que se encuentre relacionada con la decisión que debe tomarse, además, debe permitir la respectiva consulta y búsqueda de temas específicos.

  • Base de modelos

Se pueden elegir diferentes alternativas para tomar una decisión. Por ejemplo, un modelo que permita proyectar las ventas del producto si se supone diferentes mezclas de alternativas, promoción, publicidad o precio. En esta sección se encuentran los diversos esquemas relacionales, conceptuales o gráficos para representar información.

  • Programas de Aplicación

Estos son específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, obtener gráficos, hojas de cálculo o paquetes estadísticos.

  • Interfaz

Este método busca una aplicación flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación.

Aplicaciones

En Internet, las GDSS son muy utilizadas en la actualidad para el estudio de tendencias sociales y para evaluar el respectivo impacto de diversos sucesos que ocurren en todo el mundo. Constantemente nos encontramos creando y siendo participes de encuestas que buscan deducir un consenso global sobre nuestras diversas capacidades. En organizaciones, existen sistemas de información que incorporan una copia fidedigna de lo que se utiliza en la web. Grandes empresas de informática venden sus servicios de correo y compatibilidad, incorporando el acceso a diversos sistemas GDSS. En la respectiva sección se muestran diversos ejemplos con el fin de que el lector pueda clarificar su entendimiento con respecto a una GDSS.

  • Doodle

Doodle simplifica radicalmente el proceso de planificación de eventos, ya sean reuniones de equipo o juntas, cenas entre amigos, encuentros, viajes de fin de semana o cualquier otro asunto. Este asistente inteligente ahorra tiempo a millones de personas de todo el mundo, y en definitiva, une a la gente. Doodle es gratuito y no requiere el registro ni del creador ni de los participantes de una encuesta. Para más información visitar https://doodle.com/es/acerca-de-doodle

  • IBM Notes

Es un sistema de correo electrónico y teleconferencia para usuarios basados en una LAN, donde cada sitio LAN tiene un servidor Notes que almacena la base de datos creada por los usuarios. Soporta comunicación de negocios en una estructura mucho a muchos; cuenta con aspectos de seguridad como la simbología y encriptologia. En cuanto a la conferencia, los grupos crean sus propios temas de discusión en las bases de datos. Para más información visitar http://www-03.ibm.com/software/products/es/ibmnotes.

  • GroupKit

Es un sistema usado para desarrollar groupware, utiliza la filosofía wysywys (lo que ves es lo que veo), soporta gestos y ademanes (gesturing), lo cual consiste en ondear el cursor para llamar la atención de los demás participantes, les permite entrar o salir de la reunión en cualquier momento que deseen. Para más información visitar http://www.groupkit.org/.

Ventajas y Desventajas

Ventajas

  • Trabajo en Equipo

Una GDSS motiva a los integrantes del grupo al respectivo trabajo en equipo, esto genera que la organización crezca en base de las decisiones en conjunto tal como principio fundamental de un sistema democrático.

  • Oportunidad de Participación

La jerarquía impuesta en las organizaciones se ve disminuida en el uso de esta tecnología, ya que entrega la misma oportunidad de participación a todos los miembros de la reunión.

  • Calidad

Un buen diagnóstico previo y buenos postulados provocan que el sistema mejore la calidad en la toma de decisiones, principalmente por el anonimato posible debido a las contribuciones que podrían surgir, disminuyendo la vergüenza.

  • Creatividad

La posibilidad de escuchar nuevas ideas y poder tener estudios detallados sobre un proceso, generan que las ideas se fusionen aumentando la creatividad del grupo en general. La posibilidad de aprender de los errores previos y ejemplos dignos de ser simulados, generan que las personas se sientas más capacitadas para dar una idea que mejore en cada junta.

Desventajas

  • Falta de Costumbre

Esto sucede cuando se incorpora a un integrante nuevo al grupo de trabajo. Si el sistema es instaurado por primera vez en la organización, requiere una capacitación previa de su uso, provocando pérdidas de tiempo en las respectivas planificaciones y procesos a solucionar.

  • Resistencia al Cambio

Generalmente, gerentes y administradores ven con desconfianza las nuevas tecnologías de información, muchas de esas veces por falta de conocimiento y convencimiento de lo que podría llegar a mejorar, aumentando la resistencia al cambio e incorporación de nuevos sistemas.

  • Responsabilidad

La necesidad de no omitir pasos y hacer un mal uso de la tecnología, provoca que el sistema falle en muchas ocasiones. Tal como se ha mencionado, la tecnología necesita de un importante compromiso de las personas, ya que, son estas las principales beneficiadas.

  • Falta de Cultura

Existe la posibilidad que el grupo de trabajo tenga metodologías de resolución completamente individualistas, impidiendo el correcto funcionamiento de la tecnología de información. La falta de cultura en trabajo de equipo, es un aspecto que muchas GDSS no evalúan para su aplicación. Este debe ser un aspecto relevante a la hora de evaluar la compra de dicha tecnología. Lamentablemente existen personas que privilegian su trabajo por sobre la ayuda que podrían darle.

Tipos de Sistemas de Apoyo a las Decisiones

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Referencias

Algunas secciones de este documento se han extraído de ciertos párrafos que tratan sobre las GDSS, estos fueron traducidos, modificados y contextualizados acorde la situación que se querían utilizar. De ante mano, agradezco la posibilidad de extraer dicha información que se encuentra visible públicamente en la web. Por lo siguiente dejo las fuentes con el fin de honrar su esfuerzo.

“Profesor Paul Zandbergen”, PhD en la Universidad de Columbia título “Sistemas de información geográfica”. Fuente: http://study.com/academy/lesson/group-decision-support-systems-gdss-improving-the-group-decision-making-environment.html.

“Sra. Gabriela Montes González, creadora del infogr.am sobre sistema de soporte a decisiones en grupo (GDSS). Fuente: https://infogr.am/sistema-de-soporte-a-decisiones-en-grupo-gdss.

Autor

  • Héctor Manuel Labraña Rojas - San Joaquín
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