Document Management System

De Departamento de Informatica
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Document Management System

Un Document Management System (DMS, o Sistema de gestión de documentos en español) es un sistema computacional usado para almacenar y gestionar documentos. Una de sus principales características es la posibilidad de mantener un registro de versiones anteriores de un documento pudiendo así tener control sobre la modificación del mismo.

En el artículo se considera, en general, que se habla de un sistema de gestión electrónica de documentos electrónicos, asumiendo que se puede referenciar también electrónicamente a documentos físicos.

Un poco de historia

La gestión de documentos en sí ha existido a lo largo de miles de años. En los inicios y aun sin tecnología computacional las bibliotecas organizaban sus documentos por categorías. Posteriormente y de la mano con el desarrollo del sistema decimal se hizo más facil la gestión y "tracking" de archivos, ordenandolos por fichas/catálogos de los cuales se podía saber la sección donde se encontraba el libro buscado con más presición. Como en tal tiempo todo se administraba físicamente, con documentos tangibles, era inevitable la sobreacumulación de documentos y papeles, punto crítico en la gestión documental ya que cualquier error humano en la gestión podía desencadenar un caos a nivel de almacenamiento de los documentos, como se indexan y se distribuyen.

Con todos los factores anteriores, y con el surgimiento de los computadores, los documentos se comenzaron a organizar en discos (floppy disks) con distintas capacidades, los cuales se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas para poder encontrar el disco apropiado dependiendo de lo que se quiera buscar.

Si bien los floppy disks ayudaron al orden y gestión de archivos, aun no se resolvía la problemática de la dependencia física. Esto hasta el surgimiento de nuevos sistemas operativos tales como Windows y Mac los cuales permiten administrar archivos en carpetas, las cuales reemplazaron a los floppy disks, permitiendo un acceso mucho más rápido y eficiente a los documentos guardados.

Hoy en día, se utilizan servidores de bases de datos, lo cuales contienen los documentos guardados y funcionan a través de consultas, aunque la forma de ordenar los documentos es bastante parecida a como se organizaban los floppy disks, pero digitalmente.

Contexto de los DMS

Los DMS hoy en día son parte fundamental de toda organización que maneje un flujo de documentos alto. Hoy en día hay bibliotecas virtuales al por mayor, las que utilizan estos sistemas computacionales. Además de bibliotecas, otro contexto en los cuales se implementan DMS es en grandes empresas u organizaciones que, por ejemplo, manejen contratos y facturas. Los DMS ayudan bastante a la organización y administración de tales archivos.

Flujo de un DMS

Base de datos

Lugar en el cual se realizan las consultas y operaciones de un servidor que almacena los documentos.

Hardware

  • Dispositivos de digitalización: Tecnología en la cual los archivos físicos son convertidos en documentos digitales lo cuales pueden ser almacenados en un servidor, por ejemplo, un escáner.
  • Servidor: Lugar físico que contiene almacenado todos los documentos digitales, además de ser el lugar con el cual interactúan los usuarios computacionalmente.

Software

  • Redes: Por este medio los usuarios se conectan a un servidor determinado. Las redes pueden ser locales (LAN) o foráneas en la web.
  • Cuentas de usuario: A través de estas se llevan a cabo las busquedas de documentos digitales en el servidor. También estas cuentas pueden tener tipos, tales como usuario corriente y administrador, las cuales se diferencian en los privilegios que tienen dentro del DMS (actualizar documentos, borrar documentos, etcétera).

Ventajas de un DMS

  • Se reduce el tiempo de espera de una búsqueda (documentos indexados).
  • Se ahorra espacio físico debido a que no es necesario estanterías o muebles para guardar los archivos.
  • Se ahorra dinero ya que se evitan costos de archivación manual, impresión de documentos y pago a personal.
  • Se disminuye el riesgo de pérdida de algún documento.
  • Permite el acceso múltiple a un documento, es decir, muchos usuarios a la vez pueden estar realizando consultas.

Desventajas de un DMS

  • Existe un costo asociado a la implementación del sistema y de capacitaciones a personal para su correcto manejo.
  • Si una organización comienza a utilizar un DMS y anteriormente tiene muchos documentos, toma demasiado tiempo digitalizarlos todos y almacenarlos.
  • Hay que definir planes para erradicar la redundancia de documentos, puesto que se podría dar que se digitaliza un documentos que ya estaba anteriormente en la base de datos.
  • Una falla por mala gestión puede implicar un gasto muy grande a la empresa (por ejemplo recuperación de datos borrados).

Referencias

  1. Llansó i Sanjuán, J. (1993). Gestión de documentos. Bergara: IRARGI, Centro de Patrimonio Documental de Euskadi.
  2. Historia de la gestión de documentos.
  3. Ventajas y desventajas de los DMS
  4. Costos asociados a los DMS
  5. Recuperación de documentos.


Autor

Jonathan Mendoza Farfán - Campus San Joaquín.

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